Rediseño del trabajo alrededor de la IA: por dónde empezar

El reporte de Deloitte "The State of AI in Enterprise" de enero 2026 encuestó a más de 3,000 líderes empresariales e indicó que solo el 16% ha rediseñado estructuras y roles alrededor de las capacidades de IA. El bajo porcentaje no me hizo tanto ruido. Lo que más me llamó la atención es que los líderes señalaron que la principal barrera para el cambio era "la falta de habilidades de los trabajadores".

Por un lado, estoy de acuerdo en que el personal necesita desarrollar nuevas habilidades. Pero honestamente, no creo que sea la barrera principal, ni que más entrenamiento sea suficiente para que la transformación suceda. La dura realidad es que rediseñar grandes organizaciones que llevan años ejecutando sus operaciones de cierta manera es complicadísimo. El negocio no se detiene. Las exigencias de los líderes a su gente tampoco. Mucho menos las de los clientes. Esa es la verdadera barrera: lo difícil que es cambiar cuando el negocio está andando. Es más fácil crear una nueva empresa “AI first”, que meter las capacidades de la IA en una organización que anda, acostumbrada a operar sin ella. Admitirlo es el primer paso para afrontarlo.

¿Ahora, si la transformación es tan compleja, cómo abordarla? Mi recomendación siempre es activar una estrategia top-down y bottom-up al mismo tiempo.

La adopción de la IA, para que tenga más chance de penetrar y por ende de transformar, tiene que impulsarse de forma central y descentralizada al mismo tiempo. Me explico. 

Un equipo central, con mucho conocimiento del negocio y sus necesidades operativas, debe identificar los principales casos de uso donde conviene adoptar IA. Hablamos de verdadera transformación de pocas cosas de mucho impacto: rediseñar procesos complejos, armar la arquitectura de datos necesaria para que la IA funcione en ellos e implementar con paciencia para confirmar que la IA hace bien lo que tiene que hacer. Este trabajo ocurre en paralelo al negocio habitual, que no puede detenerse. Y solo cuando la IA funciona de verdad, se despliega a quienes deben usarla y se rediseñan sus roles. Es ahí donde el entrenamiento se vuelve fundamental. En este approach top down el entrenamiento es el último paso, no el primero, no la barrera principal para que el cambio suceda. 

Ahora, mientras ese equipo central trabaja en los sistemas basados en IA que la organización usará después, el resto de la gente no puede quedarse esperando. Al mismo tiempo, debe haber un empoderamiento y exigencia al personal para que eleven su productividad con las herramientas que ya tiene a su disposición. Aquí, el entrenamiento si es uno de los primeros pasos, pero no se trata de dar charlas genéricas sobre las herramientas, sino de ir al punto de lo que cada quien necesita rediseñar en su forma de trabajar. En Kaudal nos enfocamos en ayudar a las empresas en ejecutar esta estrategia "bottom up", que complementa y potencia la estrategia "top down". Medimos necesidades en cada rol, establecemos un equipo gestor sólido en la empresa y luego empoderamos a adopar herramientas de IA y automatizaición como "Automators" de su rol.

Nuestros datos de más de 10,000 personas en 400 empresas muestran un patrón claro: hay tres tareas administrativas que la mayoría de las personas aún hacen manualmente, desperdiciando tiempo que podrían dedicar a trabajo de mayor valor. Por eso, si eres líder y no sabes por dónde empezar a rediseñar los roles de tu equipo, comienza por exigir cambios en estas tres áreas comunes:

No más reportes en Power Point. El 76% de la gente aún presenta gráficos en slides. Eso es evidencia clara de que hubo trabajo manual en Excel y en armar la presentación. Como líder, exige dashboards interactivos, no slides. Pide que te muestren cómo conversaron con la IA para encontrar insights, cómo conectaron las fuentes de datos que usaron, cómo las estandarizaron o relacionaron, ¿manualmente o asistidos con IA u otras herramientas útiles y disponibles en licencias básicas como Power BI de Microsoft o Looker Studio de Google?.

No más extracción manual de información. El 64% de las personas declara extraer manualmente información de correos o PDFs. Es difícil detectarlo como líder, pero si sabes que tu área procesa múltiples documentos o correos recurrentes, pídele a tu gente que aprenda a usar herramientas para crear flujos automatizados. Lo esporádico puede resolverse con una consulta a Copilot u otro chat de Gen AI seguro. Pero si es algo recurrente, conviene crear un flujo inteligente con herramientas como Power Automate Premium, que tiene modelos de IA pre hechos fáciles de meter dentro de flujos recurrentes (ej. para extraer información de facturas o detectar urgencia en correos electrónicos).

No más solicitudes dispersas por correo. El 61% de las personas declara recibir solicitudes recurrentes vía email. Eso es garantía de caos: trabajo manual, errores, información dispersa. La solución es centralizar todas las solicitudes en un único punto de entrada: un formulario, un aplicativo sencillo, un bot o un agente cuando lo amerite. Una interfaz única genera una base de datos única que se puede procesar automáticamente. Los errores se reducen drásticamente y el trabajo manual casi desaparece. 

Cualquier colaborador comprometido y con apoyo de su liderazgo puede aprender a rediseñar estos tres procesos comunes del mundo corporativo y algunos más. En nuestra empresa tenemos registro de más de 1,500 veces que colaboradores tradicionales lo han hecho, rediseñando su forma de trabajar y liberando más de 160 mil horas de su tiempo. 

El rediseño organizacional no es sencillo, pero tampoco es imposible. Hay que escoger bien. Reconocer la complejidad y que hay cambios profundos que solo pocos pueden diseñar bien y luego desplegar al resto de la organización (top-down) y cambios que todos pueden implementar desde ya (bottom-up). Los líderes que entienden esto y lo exigen avanzan. Los que esperan que simples entrenamientos resuelvan todo, se estancan.

La pregunta no es qué esperar de la IA. Es qué estás dispuesto a exigir hoy, a ti mismo y a tu gente, para que el cambio de verdad suceda. Hablemos para ayudarte a transformar tu empresa, con adopción de IA que realmente penetre en la organización y haga crecer el negocio.

Columna de Opinión publicada el martes 4 de agosto en el Diario Gestión (Sin la parte comercial de Kaudal).