La Inteligencia Artificial: solo un perk o productividad real con Kaudal

La mayoría de las empresas está buscando cómo decidir a quién darle licencias de IA y cómo medir su impacto. En mi opinión, hay dos caminos: uno fácil que lleva a resultados superficiales y otro más complejo que puede llevar a cambios profundos en la forma de trabajar y en la productividad. Los dos caminos son válidos bajo ciertas circunstancias. El problema aparece cuando se transita el primero, esperando los resultados del segundo.

Publicado antes en Gestión (Método VALOR).

La IA como un perk

Un perk es un beneficio adicional creado para generar satisfacción laboral y lealtad. Las empresas que escogen esta ruta (o caen en ella sin darse cuenta) suelen dar licencias de IA a sus empleados más valiosos, así como antes les daban mejores laptops. Algunas incluso deciden darle acceso a todos los empleados a una nueva IA, así como antes daban acceso a cursos online. Estas empresas miden cosas superficiales, como el porcentaje de empleados que usan las nuevas herramientas de IA. Este camino es válido por su simpleza y es funcional hasta cierto punto para empresas que pueden gastar unos $30 USD/mes por empleado sin pensarlo mucho. Bajo esta estrategia un equipo central no tiene que hacer demasiado. Simplemente entrega la IA, delimitando accesos, agentes y consumo de tokens. La IA en este camino se monta encima de la cotidianidad actual, buscando hacer el trabajo más sencillo. Resulta prácticamente imposible en esta ruta medir eficiencias, pues no se partió por medir las ineficiencias. También resulta casi imposible transformar la forma de trabajar, pues no fue parte de las expectativas. Solo unos pocos muy proactivos lo harán.

La IA como herramienta de productividad y el método VALOR.

En este camino no se trata solo de entregar licencias. La estrategia se basa en desarrollar en cada equipo la habilidad de rediseñar su trabajo hacia uno más productivo con IA y otras herramientas. Se trata de descentralizar capacidades, pero manteniendo una gobernanza central técnica y de gestión del cambio, con data precisa de las necesidades del negocio y los avances. Sin duda es algo más complejo. Por eso en Kaudal llevamos 4 años haciéndolo lo más simple y certero posible para nuestros clientes (Ya más de 40 en 5 países).

Para navegar esta complejidad, en Kaudal hemos diseñado el método VALOR, el cual implementamos con una plataforma tecnológica que lo facilita y asesores expertos que acompañan a nuestros clientes de cerca en cada etapa. Son 5 pasos para que la IA realmente transforme procesos y eleve la productividad laboral: Visibilizar oportunidades, Alinear prioridades, Liberar capacidad, Optimizar gestión y Reinvertir capacidad. 

1. Visibilizar oportunidades

Lo primero es mapear cómo trabaja hoy cada equipo, para identificar tareas ineficientes, procesos automatizables y capacidad recuperable. Es un trabajo bottom-up minucioso que complementa el análisis top-down de procesos transversales que suele estar más presente en las empresas, pero que resulta insuficiente para penetrar y mejorar la operación.

• En Kaudal comenzamos a visibilizar las oportunidades con nuestra Kalculadora Gratuita, una encuesta que le indica a cada persona las tareas que debería automatizar, las herramientas a explorar y el tiempo que podría recuperar (720 hrs/año es el promedio de +10k personas).

• A las empresas le agrupamos los resultados en un Diagnóstico Gratuito, que calcula las miles de horas que podrían liberar en su organización si usan mejor las herramientas disponibles y evidencia quienes podrían sacarle más provecho a licencias premium de IA.

• Luego, enseñamos a los colaboradores a documentar bien sus Procesos Automatizables, cuando las empresas ya nos contratan. Lo hacemos en Workshops con los colaboradores escogidos a convertirse en "Automators" en base a la data de la Kalculadora. Además de aprender lógica de procesos para ordenar lo que quieren automatizar, les damos una intro a las herramientas que deben usar y hacks de productividad que pueden ir haciendo con ellas. Estos colaboradores alcanzan el nivel "Automators Rider" en Kaudal.

2. Alinear Prioridades

Esos procesos quedan registrados en la Torre de Control de Kaudal y son revisados por un Equipo Gestor central, para escoger los que deben priorizarse. Este equipo suele tener 3 personas que preparamos muy bien al inicio de nuestra colaboración con empresas: Un Owner de la iniciativa (ej. el/la líder de Transformación Digital), un Gestor Técnico (que suele reportar al Owner y revisa a detalle los procesos que quieren automatizar las personas) y un Gestor del Cambio (usualmente de Gestión Humana, quien ayuda a identificar las personas con potencial de automatizar sus procesos y alinea a sus managers).

La data recolectada en Kaudal permite priorizar los procesos que consumen más tiempo, que tienen un efecto multiplicador en otras personas, que se pueden delegar a colaboradores sin perfil tecnológico y que se pueden automatizar con las herramientas disponibles. También se detectan casos donde una herramienta premium sería conveniente y el Equipo Gestor decide comprarla con certeza de quién la va a usar y para qué (ej. AI builder o Copilot Studio para automatizar flujos con capacidades de IA dentro, por ejemplo para extraer data de documentos o imágenes).

Las personas dueñas de los procesos priorizados son invitadas a avanzar al siguiente nivel en Kaudal que llamamos "Automators Pro", donde realmente ocurre la transformación.

3. Liberar Capacidad

Los Automator Pro acceden en Kaudal a una IA que les recomienda Proyectos de Automatización que calzan con sus procesos mapeados y licencias disponibles. Además, en Grupos de 10, reciben coaching para avanzar en sus proyectos de parte de expertos de los tools de Microsoft, Google o Claude que estén usando (2 hrs hrs/sem x 4 semanas).

En estos Ciclos Pro buscamos que los Automators se apoyen en los coaches (y el equipo gestor) pero sin depender siempre de ellos, para que desarrollen la habilidad de aprender por su cuenta, avanzando en el uso de las herramientas con criterio de las necesidades del negocio (2 hrs/sem, luego de las sesiones de coaching, con guía on-line).

En cada ciclo de 4 semanas, un Automator promedio completa 2 proyectos y libera más de 200 horas (10X el tiempo que dedica) y apuntamos a que en cada ciclo se liberen +2,000 horas. Las personas con procesos más interesantes regresan a un siguiente ciclo de 4 semanas para seguir automatizando sus procesos y liberan +400 hrs. Así alcanzan el nivel "Automator ProX".

4. Optimizar Gestión

Los líderes de área usan la Torre de Control de Kaudal para supervisar el avance de sus Automators en Ciclos Pro y relacionar los procesos que van automatizado, incluso con áreas aledañas. Así, procesos que empezaron a automatizarse de forma bottom-up, empiezan a interconectarse o reutilizarse por otros. Esto sucede con supervisión del Equipo Gestor, quienes se apoyan en la data documentada en Kaudal, en nuestra IA y expertos, para la reingeniería y conexión de esos procesos.

Además, con procesos automatizados y bases de datos estructuradas se puede ejercer una mejor gestión y se pueden desarrollar agentes que lo faciliten. Desde Kaudal entrenamos a los líderes en el desarrollo de estos agentes de gestión o los hacemos por ellos si no cuentan con tiempo suficiente. Se desarrollan con la suite y en el ambiente seguro que ya tiene la empresa.

5. Reinvertir Capacidad

Finalmente, los líderes que han liberado muchas horas en sus equipos deben encargarse de reinvertir esa capacidad en el negocio. Desde Kaudal vamos detectando esos casos y les damos Workshops para ayudarlos a decidir qué hacer con esa capacidad ganada, siempre buscando impactar los KPIs del negocio. Si no se hace nada, esa capacidad se pierde, como un globo de helio que se escapa. Tampoco debe asumirse que todo el tiempo que se libera puede reutilizarse, pues la realidad es que la mayoría de las personas hoy en día están sobrecargadas.

En Kaudal solemos invitar a estos Workshops de Reinvertir Capacidad a los líderes que han ganado 2000 hrs (equivalentes a 1 headcount extra) o al menos 1000 horas en sus equipos y los guíamos para que escojan caminos para elevar la productividad. Algo común es evitar contratar personal o prescindir con dignidad de quien se ha quedado atrás. Pero también hay otras opciones, como ampliar la cartera de clientes en equipos de venta o atender más requerimientos en áreas internas. En palabras simples, se trata de hacer más con menos o también de probar algo nuevo. Pero esto solo es posible si metódicamente se han dado previamente los pasos correctos.

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Felicitaciones si llegaste hasta aquí en tu lectura. Quiere decir que te estás tomando en serio el uso de la IA en tu empresa, buscando que genere valor medible. Desde Kaudal llevamos más de 4 años refinando nuestro servicio para lograrlo. Tenemos más de 40 clientes empresariales en 5 países (Bancos, Aseguradoras, Retailes, empresas de Manufactura, de Logística, etc) y miles de Automators que han liberado cerca de 200,000 horas. Nuestra plataforma facilita el trabajo de gestión de equipos centrales y líderes de área y el avance de los Automators en el uso de las herramientas y el reporte de lo que quieren hacer y hacen con ellas. Además, nuestros expertos te acompañan en cada etapa del proceso para que realmente generares valor con la IA y otras herramientas (porque no todo debe hacerse con IA o con Agentes). Escríbeme a ana@kaudal.la.