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Cómo subir información dentro de SAP en automático

🙍‍♂️ Nuevo Tutorial de Josué Contreras


Antes de empezar... te dejo este dato 👇


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Esta información fue extraída directamente de la página oficial de Microsoft

 

Contexto ...


Existen varias maneras de ingresar a SAP:

  • SAP Log On: Te permite conectarte al sistema SAP de tu empresa, pero deberás logue arte primero con la información de tu cuenta en SAP

  • SAP GUI: Te permite acceder al sistema SAP mediante un navegador web (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla, etc).

En este artículo nos explayaremos sobre como automatizar la extracción de datos de SAP a través de un flujo que corra en nuestra computadora sin que nosotros lo hagamos manualmente. Previamente, dentro de PA hemos creado variables con la información que vamos a necesitar para no estar agregandola a mano como:

System ID, CliendID, etc. Aquí te dejo los pasos para qué crees las tuyas en caso tengas dudas en como hacerlo.




Loguearse dentro de SAP


Para empezar a extraer la información, necesitamos primero loguearnos dentro de nuestra cuenta de SAP Log On. Para eso abrimos nuestro Power Auomate Desktop, y creamos un nuevo flujo.

Para mantenernos organizados dentro de este ejemplo, vamos a trabajar el flujo mediante tres subflujos. Para poder crearlos debemos ir a nuestro flujo y seleccionar la opción crear subflujos. En este ejemplo crearemos tres subflujos:

  • SAP LOG ON

  • SAP CREATE PR

  • SAP LOG OFF


Dentro del primer sub-flujo vamos a comenzar a crear los pasos de la automatización.


1) Primero creamos un Run Application que abrirá el programa que nosotros seleccionemos

2) Le mostramos al programa en que parte de nuestra computadora se encuentra el programa que debe ejecutar. Le mostramos la ruta y lo seleccionamos.



3) Una vez que vemos que se ha creado el paso que abre el programa debemos usar la grabadora de computadora o Dekstop Recorder

4) Dentro del Desktop Recorder vamos a grabar los pasos para que el programa pueda acceder a la información. Lo primero es empezar el flujo seleccionando “Grabar” o “Record”.


5) Seleccionamos el panel de buscador en el que ingresaremos el código del SID que queremos que se busque; sin embargo, una vez que vemos que se ha creado el paso en la grabadora que haya guardado esta acción, tenemos que cambiarlo para que en lugar de que guarde un texto, guarde una variable.

6)Seleccionamos el dropdown de “Text” y lo reemplazamos con “Variable”.


7) Una vez que lo seleccionemos nos aparecerán las variables que hemos creado con anterioridad y elegiremos la que guarde la información del “System ID”


8) Seleccionamos la única opción que debería quedar porque el System ID es único para cada elemento de SAP y esperamos a que se aperture el programa



9) Con el SAP abierto, llego el momento de crear las credenciales y seleccionamos el “CLIENT ID”. Al seleccionarlo se creará un paso adicional que es completamente innecesario y que deberémos eliminar. Con ese paso eliminado pasaremos a reemplazar el “Text” por una Variable dentro de la grabadora y seleccionaremos la variable “ClientID” que hemos creado con anterioridad.




10) Después de realizar estos pasos vamos a hacer exactamente lo mismo para los campos User y Password. Los seleccionaremos, eliminaremos el paso que se crea adicional y haremos que sus valores se completen con las variables que creamos con anterioridad.


11) Después seleccionaremos el botón verde superior para señalar de que toda la información está ok. Una vez esté realizado y se grabará el paso en la grabadora, seleccionaremos Finalizar o Finish.



12) Con el botón presionado verás como todos los pasos que aparecieron en la grabadora aparecerán dentro del subflujo en Power Automate. Con esto tenemos automatizado el ingreso a Power Automate Desktop


Recuerda probar la solución hasta este paso y guardarla porque PA no guarda nada en automático. Como estamos trabajando con subflujos no podemos solo colocar el botón correr, así que deberíamos ir al primer paso del subflujo y colocar Run From Here o Correr desde aquí para testearlo.


Cerrando SAP


Previo a que SAP agregar los pasos de automatización para que SAP extraiga la información, vamos a agregar los pasos finales que serían como cerrar el SAP en automático.

Para eso ingresamos a su subflujo y comenzamos a agregar los pasos necesarios:


1) Agregamos dentro de la sección UI Element el paso “Cerrar ventanas”. Este paso hará que seleccionemos las pestañas que deseamos cerrar y en automático se cierren cuándo este flujo de inicio. Después le damos Click a Close Window.



2) Se nos abrirá una pantalla de grabadora de macros y daremos click a los elementos que queremos. Para agregarlos de la manera correcta, seleccionemos todo el elemento. En el SAP abierto seleccionemoslo desde una esquina para que se logré seleccionar TODO y no solo un elemento específico dentro de SAP. Para el SAP Log On hacemos lo mismo.



3) Dentro de PA nos aparecerá el paso Close Window y como queremos cerrar los elementos de UI que acabamos de agregar, los seleccionamos dentro de la lista. Hacemos lo mismo para cada uno de los dos elementos.



INGRESANDO DATA DENTRO DE SAP


1) Abra SAP, ponga en primer plano la ventana SAP Easy Access y, a continuación, en la ventana Grabadora de escritorio, seleccione Iniciar grabación.

2) Introduzca PA30 en el campo Transacción y, a continuación, presione enter.


Para los siguientes pasos podrían usarse variables o podrían usarse valores de texto. Todo dependerá de la necesidad del usuario.


3) Hay que ingresar la información que se necesita sobre el Personnel Number


4) Seleccionar “Adresses” como el Infotype Text y después hay que agregar el valor correspondiente.


5) Ingresar una fecha en el campo From y después seleccionar el ícono New


6) Después dale clic a el botón Back de tu teclado o F3. Una vez realizado le das clic a Finish y se crearán los pasos dentro de la grabadora.


7) Para finalizar, hay que eliminar los pasos adicionales que se crearon dentro de la grabadora. Con todo esto creado podrías correr el flujo y verificar que funcione.



Finalmente...

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