Nuevo artículo de Claudia Alfaro 🙋♀️
Antes de empezar... te dejo este dato 👇
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Contexto ...
En este artículo te quiero presentar una herramienta sencilla, que seguramente ya tienes en el trabajo y que te facilitará la vida si es que tú eres de las personas que utilizan Microsoft Excel para todo!
Primero, quiero aclarar que las hojas de cálculo como Excel no son malas, ni obsoletas, sino que a veces las queremos exprimir de una forma para las que no fueron diseñadas. Por ejemplo, cuando necesitamos recopilar mucha información, entre muchas personas, y todas entran a la vez al documento a editar, pero cada uno empieza a colocar su propio filtro. ¡Un desastre!. Otro ejemplo es cuando empezamos a darle un formato de diseño al excel, agregándole colores, o tratando de ocultar columnas para algunas personas, o haciendo matrices para que la información se entienda mejor.
La verdad es que todo esto se puede lograr con una herramienta sencilla, que seguramente las personas que tienen Microsoft 365 ya tienen, pero quizás aún no le sacan provecho. Esta se llama Microsoft Lists, y te ayudará a organizar mejor tu información, y darle seguimiento a tareas de manera individual o colaborativa de una forma flexible, fácil y rápida. Aquí te dejo algunos de los beneficios más relevantes de Microsoft Lists que Excel no tiene:
🤖 Distintas visualizaciones
En Microsoft Lists puedes crear una “nueva vista”, que es como sacar una copia de la lista original, solo que estas dos están sincronizadas. Es decir, cualquier cambio que ocurra en una, ocurrirá en la otra. Además, cuando creas una nueva vista puedes editarla para ocultar columnas, crear filtros por valores, o darle incluso un nuevo formato de diseño, como de tarjetas, panel o calendario.
Permisos personalizados de edición
El crear vistas también permite que puedas generar distintos permisos para ellas. Es decir, la lista original la puedes mantener privada, sin que nadie más pueda editar. Pero la nueva vista quieres que solo algunas personas puedan editarlas. Además, puedes configurar las columnas para definir cuáles son editables y cuáles no.
Integración con directorio de Azure
Esta integración significa que puedes acceder a la información de las personas de tu organización y obtener elementos como nombre, apellido, correo, área, jefe, nombre del puesto, etc. Muchos datos que a veces volvemos a pedirle a las personas, cuando en realidad ya están en el sistema y no lo necesitamos. Para ello solo hay que elegir el formato de columna “usuario”, buscarlo por correo y listo! Luego puedes usar fórmulas simples para obtener su información.
📋 Obtener datos de otras listas
No repitas información, o peor, no hagas que otros usuarios repitan información que seguramente ya tienes. Esto también funciona en Excel con VLOOKUP, pero usarlo en Microsoft Lists es más sencillo, dado que es un tipo de formato y se puede colocar como un dropdown con opciones cuando alguien está completando información. Esto evita los molestos errores de tipeo. Además, cuando la lista se actualiza tus opciones también, y puedes usarla como una tabla relacional, dado que puedes crear fórmulas para traer información asociada a esa opción.
📊 Integración directa con otras aplicaciones de Microsoft.
Automatiza, Reporta y Crea. Se integra directamente con Power Automate para hacer automatizaciones de flujos con distintas aplicaciones de Microsoft y otras; con Power BI, donde te recomienda un panel de información de acuerdo a la data de tu lista; y finalmente se conecta con Power Apps, donde puedes crear diferentes aplicaciones para que puedas presentar tus datos al usuario de manera amigable.
Déjanos un comentario indicando cuál es la funcionalidad que más te gusta o te es de utilidad.
CheatSheet
Diferencia | Excel | Microsoft Lists |
Más formatos de datos | Fecha, texto, número | 15 tipos de datos: texto largo, imágenes, locación, personas, opciones, opción múltiple, lookup, hipervínculo y más. |
Visualizaciones diferentes | Las personas pueden crear filtros solo para ellas, pero no lo saben utilizar bien. Solo se ve en formato de listas. | Crea distintas vistas filtrando columnas, agrupándolas o utiliza formatos de tarjetas o calendarios. |
Permisos personalizados de edición | Solo se puede dar permiso sobre todo el documento | Cada vista puede tener un permiso diferente de ver, editar. Además, puedes designar que una columna no sea editable. |
Integración con el directorio de Azure | Se necesita código o una integración | Se conecta directamente al directorio para obtener los datos, tanto en la columna tipo Perfil, como en una columna calculada |
Tablas Relacionales | A través de fórmulas como VLOOKUP | Usando el formato VLOOKup |
Integraciones con otras apps de Microsoft | Se puede coeditar con Teams | Integración directa con Power BI, Power Automate y Power |
Notificaciones automáticas | Se necesita código o una integración | Puedes programar el envío automático de un correo cuando una columna, fila o valor cambian |