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Herramientas de productividad que debes conocer antes de implementar IA

Actualizado: 6 sept 2023

🙍‍♂️ Nuevo artículo de Claudia Alfaro


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Contexto ...

La Inteligencia Artificial sigue siendo la palabra de moda en el mundo empresarial. Claramente porque los líderes empresariales saben que esta tecnología cambiará todo en un futuro cercano. Y esta es la razón que muchos busquen que sus colaboradores la utilicen.


Como ya lo he comentado en otros artículos, el uso de la Inteligencia Artificial en el mundo empresarial es conocido hace muchos años, pero ahora me estoy refiriendo a la del procesamiento del lenguaje natural (Natural Language Processing). Esta IA elimina el hecho de saber un “lenguaje de programación”, dado que implica la comprensión y procesamiento del lenguaje humano natural y lo interpreta y transforma para que una computadora pueda entenderlo.

También puedes revisar nuestro artículo ¡AI, no te reemplazará! Pero sí el humano que la sepa usar
 

Es importante conocer que las IA en el mundo empresarial son las que están asociadas a herramientas de productividad que ya existen. Es decir, lo que están buscando las IA Generativas en el mundo empresarial, es que podamos comunicarnos mejor con las herramientas de productividad que tenemos hoy. Y así, que cualquier persona pueda buscar y generar contenido más rápido, crear aplicaciones y analizar data.


Actualmente, algunas IA disponibles que interactúan directamente con documentos de trabajo o herramientas de productividad con la que cuenta la empresa, son Bing Chat (dentro de Microsoft Edge) y, aunque no oficial, “Chat GPT for Workspace”. Los grandes anuncios como “Copilot” de Microsoft o “Duet” para Appsheet, aún no están disponibles para todos los clientes.


Sin embargo, en mi opinión personal, lo que deberían hacer las empresas no solo es ir anunciando la llegada de IA, sino también empezar a comunicar mejor sobre las herramientas que disponen hoy, y que eventualmente podrán utilizar mejor con IA. Esta opinión se origina porque la percepción de muchos colaboradores, en cuanto a Inteligencia Artificial, es que ellos solo van a colocar un documento y luego la máquina hará todo. Y la realidad no es así. Si un colaborador no sabe qué pedirle o cómo pedirle a la herramienta de Inteligencia Artificial qué construir, no le sacará el mayor provecho. Si no conoce qué hace una herramienta específica, cuáles son sus límites y cómo se diferencia de otra, será difícil que sepa muy bien qué puede construir con ella.


Es por este motivo que me gustaría mencionar algunas de las herramientas con las cuales hoy disponen las empresas, y que sus colaboradores deberían ir conociendo mejor, para que puedan estar preparados cuando tengan acceso a Inteligencia Artificial Generativa.


Si la empresa cuenta con Microsoft 365, las herramientas que deberías empezar a conocer son:

  • Power Automate. Ayuda a crear flujos de trabajo automatizados. Básicamente se conecta con otras herramientas, como un correo, formularios, bases de datos, etc. y programa acciones automáticas según la lógica que construyas. Por ejemplo, “cada vez que alguien llene un formulario, complétalo en este excel, y luego envía una notificación por correo o Teams, a la persona designada”. O “extrae información del documento que recibí por correo, y luego complétala en un excel”.

  • Power Apps. Ayuda a construir aplicaciones de escritorio o móviles. Esta herramienta se clasifica como “low-code”, porque en este caso sí se necesita un conocimiento mínimo de la lógica del código. Sin embargo, cuenta con diferentes plantillas o integraciones con Listas de Microsoft, lo que puede dar una sugerencia de construcción automática. Se pueden crear sistemas de manejo de solicitudes, gestión de clientes y ventas, capacitación para colaboradores, base de conocimientos, seguimiento de proyectos, etc.

  • Power BI. Es una plataforma de inteligencia de datos. Aunque es más conocida porque permite crear paneles e informes, sus ventajas se dan por su capacidad de análisis de datos, recomendación de acciones y sugerencias de visualizaciones. Además, Power BI se puede conectar con distintas fuentes de datos y combinar y transformar la data gracias a Power Query. Si tú eres de las personas que todos los meses debe combinar y cruzar data, esta herramienta te ayudará para que dejes de hacerlo.

Si en tu empresa utiliza Google Workspace, o Gmail, podrán sacarle provecho a:

  • Appsheet. Al igual que Power Apps, es una herramienta que permite crear aplicaciones de escritorio o móviles, pero en este caso, desde un simple Google Sheets. Al conectar la información, Appsheet automáticamente detecta los datos y ofrece sugerencias de cómo visualizarlos. Su configuración es mucho más sencilla que Power Apps, y también cuenta con distintas plantillas que pueden ayudar a los colaboradores a crear sus aplicaciones. Además, esta herramienta ofrece flujos automatizados, por lo que cualquier cosa que ocurra en la herramienta o en la data puede detonar un flujo automático. Por ejemplo, en una aplicación de seguimiento de proyectos, si un usuario cambia el estado de una tarea, puede notificar por correo al siguiente responsable de que haga su tarea.

  • Looker Studio. Antes llamada Google Data Studio, es una herramienta que convierte datos en informes y paneles personalizados. Es muy sencilla de utilizar y tiene funcionalidades claves como combinar distintas fuentes de datos, crear datos propios a partir de campos calculados y tener campos de filtro. Como se comparte en línea, el informe puede ser interactivo para todos los usuarios; sin necesidad de tener acceso a los datos.

Espero que más empresas comiencen promocionando todo lo que se puede hacer hoy, con las herramientas con las que ya cuentan, y de esta manera tener colaboradores preparados para el siguiente nivel.


Finalmente...

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