En Kaudal nuestra misión es liberar tiempo valioso de las personas, ayudándolas a automatizar tareas con herramientas no-code y de IA fáciles de aprender a usar.
La mayoría de las personas pierden tiempo y motivación en su trabajo haciendo tareas manuales y repetitivas y en Kaudal sabemos cuánto tiempo pueden recuperar en promedio automatizando esas tareas. Uno de nuestros productos es una Kalculadora gratuita, que a diario usan las personas para estimar cuánto tiempo pueden ahorrar automatizando tareas e identificar por dónde empezar a ahorrar ese tiempo. Tenemos miles de datos y sabemos que en promedio una persona podría ahorrar +500 hrs/año automatizando tareas. ¡Eso son 3 meses!. Es como si la automatización nos permitiera completar las responsabilidades del año en septiembre y liberar todo octubre, noviembre y diciembre para hacer algo mejor. Increíble, pero cierto.
Además, está a nuestro alcance liberar ese tiempo, pues esas 500 hrs se concentran en actividades manuales y repetitivas que hacemos en el día a día de nuestro trabajo y que podemos automatizar con autonomía, usando herramientas no-code o de IA fáciles de aprender. En Kaudal ayudamos ayudamos a las personas a adoptar estas herramientas en su trabajo y acomulamos data para la empresa de las automatizaciones que hacen las personas con ellas y el impacto que generan en el negocio . En este blog te contaré sobre las tareas que es común hacer manualmente en el trabajo y algunas herramientas útiles para automatizarlas. Hablaré seguido de estos dos tipos de herramientas, así que comienzo por explicarlos:
Las herramientas no-code son aquellas que nos permiten crear software sin tener que programar, usando una interfaz visual donde se arrastran y sueltan elementos para diseñar el sitio web, app, bot o proceso automatizado que necesitamos. Algunas requieren de un poco de programación en sus funcionalidades más avanzadas y por eso las llaman low-code. Microsoft agrupa las suyas bajo el nombre Power Platform y las herramientas no-code más usadas de Google son Looker Studio y AppSheet. Pero hay más de 2000 no-code tools en el mercado. Nocode.tech las contabiliza y G2 ofrece un grid que rankea las low-code tools en base a su penetración en el mercado y sus ratings. Pero para que no te abrumes con tanto, te ofrezco aquí un directorio curado que hice 😊 en AppSheet, donde recomiento las herramientas no-code y de AI que usamos o probamos en Kaudal.
Las herramientas de IA generativa son la nueva tendencia y explicarlas a profundidad daría para un curso entero que se volvería cada vez más técnico. Lo poderoso de este nuevo tipo de IA es que comprenden lenguaje humano y responden preguntas y generan contenido en segundos que parece provenir de las personas más expertas del planeta. Esto es posible gracias al gigantesco entrenamiento y acceso a data que tienen detrás (ej. GPT organiza sus datos en una red neuronal de +1500 dimensiones 😳, mucho más que el X,Y,Z que nos enseñaron en el colegio). Algunas de las más conocidas son Chat GPT, Dalle, Bing Chat, Copilot, o Bard. Estas herramientas nos permiten generar contenidos digitales (textos, imágenes, videos, webs, gráficos, automatizaciones, etc) sin tener que programar y aunque generar no es lo mismo que crear, se parecen a las no-code tools en que nos dan autonomía y mucho poder a las personas que no programamos. Estas herramientas existen con su propia interfaz (ej. Chat GPT es la interfaz del modelo GPT de Open AI) y también se pueden integrar a las interfaces de otros productos digitales para que les saquemos más provecho. Microsoft y Google ya han demostrado como Copilot y Bard se integrarán a los productos en sus suites, incluidas sus herramientas no-code. Esto significa por ejemplo, que pronto podremos pedirle a un chat de appsheet que genere un app en base a nuestra solicitud. Líneas abajo hablaré y mostraré más ejemplos. En mi directorio curado verán las AIs que he curioseado últimamente y les dejo un repositorio más extenso que se llama AI tree.
Ok. Ahora entremos en materia. Esas 500 hrs que podemos ahorrar se encuentran en estas 4 situaciones donde es muy común que hagamos tareas manuales y repetitivas. Seguramente te identificas con alguna de ellas:
Recopilar datos o información repetitiva y similar.
Generar reportes de datos con frecuencia.
Hacer flujos repetitivos de aprobaciones, notificaciones o recordatorios.
Compartir información repetitiva y similar.
Voy a ir por cada situación y como este blog está dirigido a colaboradores de empresas, hablaré de herramientas dentro de las suites de Microsoft o Google que podemos usar. Además, siempre recomendaré una tercera opción que hemos usado en Kaudal y por eso sé que son herramientas seguras y fáciles de adoptar por personas sin perfil tecnológico.
1. RECOPILAR DATOS O INFORMACIÓN
70% de las personas lo hacen
153 hrs/año podrían ahorrar en promedio automatizando tareas de esta categoría.
Las personas que hacen estas tareas suelen estar en una oficina central que recibe solicitudes o requerimientos de múltiples personas por diversos canales (ej. solicitudes de inventario). Otro caso común son las personas que tienen que persiguen a otros para que les envíen cierta información, la cual suelen pedir por correo (ej. resultados del día) o a veces en un Excel (ej. el típico “llena tus celdas sin tocar la demás”). Una tercera actividad común en esta categoría es la recopilación de datos personales para ser ingresada en documentos estandarizados, lo cual suelen hacer las personas a mano, uno por uno. Estas tareas son muy tediosas y propensas a errores por fatiga.
Lo más útil en estos casos es crear una interfaz única por la cual las personas ingresen datos o información y de forma automática se procese y almacene en una base de datos segura que nadie toca. Estas son algunas herramientas no-code que pueden ayudar:
Microsoft:
Sharepoint: Es una solución no-code para crear sitios propios o intranets. Entre sus funcionalidades variadas, permite crear interfaces donde las personas pueden ingresar su información logueandose con su correo empresarial desde cualquier computadora. Luego, esa información se almacena en un Excel o BBDD en Azzure. Así nadie toca tu base de datos. Solo tú.
PowerApps: Es una solución no-code/low-code de Microsoft para crear aplicativos que pueden desplegarse en cualquier celular. Es útil para que las personas que están en la calle te envíen la información que necesitas sin tener que esperar a que lleguen a su casa o oficina.
Google:
Google Forms: Muy conocido y usado. Sirve para recoger datos. Luego les cuento de una herramienta más potente.
Appsheet: Es el no-code de Google para crear aplicativos. Es equivalente a Power Apps de Microsoft, mucho más fácil de usar, pero más limitado en sus funcionalidades.
Otras:
Notion o Coda: Son muy usadas en las startups para crear intranets y gestionar proyectos. Son como SharePoint pero mucho más lindas, potentes y fáciles de usar. Además, ya tienen funcionalidades de AI integradas para ayudarte a crear mejores textos, organizar contenido en tablas, etc.
Glide: Similar a AppSheet pero aún más simple de usar y con muchísimas opciones de templates hermosos para distintas necesidades del trabajo. En Glide he podido crear apps en 5 minutos en demostraciones en vivo.
Typeform: Como Google Form pero más avanzado. Te permite hacer cálculos automatizados de lo que va contestando la gente para tener resultados al instante y tiene funcionalidades de AI para mejorar la redacción de las preguntas. Es excelente para hacer diagnósticos y encuestas de clima por ejemplo.
2. REPORTES DE DATOS
92% de las personas lo hacen
243 hrs/año podrían ahorrar en promedio automatizando tareas de esta categoría.
Esta situación es más evidente y creo que no requiere de tanta explicación. Tareas comunes al preparar reportes son el combinar data a mano (ej. copiar y pegar de un Excel a otro) o el hacer gráficos en Excel para luego copiarlos y pegarlos en una presentación y repetir esto todos los meses. Estas tareas se pueden automatizar para ahorrar mucho tiempo y prevenir errores. Estas son algunas herramientas no-code que pueden ser de mucha utilidad:
Microsoft:
Power Bi: Es una herramienta de análisis y visualización de datos con varias ventajas vs. Excel. Por ejemplo puedes conectar a un panel de datos de PowerBI distintas fuentes de datos sin la necesidad de integrarlas, crear paneles interactivos, que la gente puede filtrar según sus intereses y que se actualizan solos a medida que ingresan nuevos datos en las fuentes conectadas. Además, ya Microsoft ha mostrado cómo podremos pedirle a Copilot que nos asista en la creación de dashboards en Power Bi, lo cual hará todo más fácil, esperamos.
Google:
Looker: Muy parecido a PowerBi pero más intuitivo. Una funcionalidad que uso mucho en Looker es un filtro que solo muestra al usuario la data correspondiente al correo que usó para loguearse. Así, puedes tener un reporte estandarizado de data sensible o personal, donde cada quien ve solo su data.
Otras:
Airtable: Realmente es un no-code tool “todo en uno” con funcionalidades que van más allá de esta categoría. Te permite hacer bases de datos más amigables que un Excel para ingresar imágenes o links, conectar esas BBDD a paneles interactivos, crear interfaces de gestión (de proyectos, recursos, inventarios), etc.
3. FLUJOS REPETITIVOS
85% de las personas lo hacen
219 hrs/año podrían ahorrar en promedio automatizando tareas de esta categoría.
Esta categoría se refiere a flujos repetitivos de notificaciones, recordatorios o aprobaciones. En notificaciones caen tareas como el envío constante de correos a personas similares con cierta notificación (ej. “pasaste a la siguiente ronda de entrevistas”). En recordatorios entran todos los flujos que ejecutan personas de Gestión Humana, Legal, Finanzas, Controles Internos o Seguridad para llevarnos por el camino del bien (ej. “es momento de hacer X entrenamiento o renovar Y documento). Y en aprobaciones entran las tareas relacionadas a procesos que requieren de aprobaciones internas (ej. para usar fondos, lanzar campañas, contratar proveedores, etc). Estas tareas son muy tediosas de exigir, hacer o cumplir cuando son manuales y equivocarse en ellas suele costar muy caro.
Para automatizar flujos es fundamental mapear primero el flujo visualmente para identificar todo lo que se necesitará (e.j. cuáles son los triggers o disparadores que activan el flujo, cuáles son las condiciones y ramas de ese flujo, qué mensajes hay que dar a los usuarios en cada rama y etapa del flujo y qué aplicaciones hay que conectar entre sí para que el flujo completo suceda). Algunas herramientas no-code que nos pueden ayudar son las siguientes:
Microsoft:
Power Automate: anteriormente conocida como Microsoft Flow, es una plataforma que nos permite automatizar procesos y tareas sin necesidad de conocimientos de programación. Tiene una lógica avanzada para cubrir diversos casos y condiciones y se integra y conecta a todos los productos de Microsoft y algunos externos también (ej. Salesforce, Dropbox, etc). Además, permite integrar servicios de inteligencia artificial a los flujos, como chatbots o reconocimiento de imágenes, usando Power Virtual Agents y Azure Cognitive Services respectivamente. Y pronto esto será aún más sencillo con Copilot.
Google:
AppSheet: Es más para hacer aplicaciones o interfaces, pero igual permite hacer automatizaciones sencillas relacionadas a las interfaces creadas (ej. notificaciones o alertas, reglas para automatizar ciertas aprobaciones, envíos de correos, etc).
AppScript: Requiere de un poco de programación (scripts) pero si los preguntas a Chat GPT puedes copiar y pegarlos en AppScript para hacer más automatizaciones que las posibles en AppSheet.
Others
Zapier: Es por mucho mi herramienta no-code preferida. Parece magia lo que uno puede hacer con ella. Zapier permite conectar entre sí a miles de aplicaciones en la web y generar acciones automáticas entre ellas. Es como Power Automate pero mucho más intuitiva y de mayor alcance. Además, ya existe el plugin de Zapier en Chat GPT, con el cual puedes solicitar automatizaciones a Chat GPT entre aplicaciones que hayamos conectado con Zapier. (ej. “por favor mueve en HubSpot a estatus de venta las tarjetas de las empresas X, Y y Z y mándales a cada una un correo agradeciéndoles por la aprobación de nuestras propuestas considerando los últimos correos y el tono que he usado en cada caso).
4. COMPARTIR INFORMACIÓN
80% de las personas lo hacen
145 hrs/año podrían ahorrar en promedio automatizando tareas de esta categoría.
Todos compartimos información con clientes, aliados o compañeros de trabajo todos los días. Ahora, lo que vale la pena automatizar en esta categoría es aquella información que nos toca compartir con frecuencia con múltiples personas y es muy similar. Hay muchos casos posibles. Por ejemplo, cuando compartimos con frecuencia correos, contratos, mensajes internos o posts en RRSS muy similares entre sí, haciendo ajustes a mano. O cuando tenemos que explicar con recurrencia el mismo proceso o dar repetidas veces el mismo onboarding. Estas son algunas de las herramientas no-code y de IA que vale la pena explorar en esta categoría:
Microsoft:
Share Point: Es una solución no-code para crear sitios propios o intranets. Te permite montar información en distintos formatos para que tu equipo pueda acceder a ella sin tener qué preguntarte.
PowerApps: Con esta solución no-code/low-code es posible crear un aplicativo que lea de una base de datos (ej. un Excel o sistema de tu empresa) y muestre a la persona que se loguea solo su información. Esto te permite que cada quien vea solo la información que tu quieres que vean y nada más.
Copilot: Es la interfaz de chat que Microsoft ha mostrado en videos que nos acompañará en Word para escribir más rápido y mejor, en Excel para hacerle preguntas sobre la data, etc. Otra acción que será posible con Copilot es crear tu propio chat, que solo lea información y data de tu empresa almacenada de forma segura en Azzure. Esto haría que empleados o clientes vayan a este chat a consultar sus dudas en lugar de a tí o a personas de tu equipo. Esto ya es posible con otras herramientas mencionadas luego.
Google:
AppSheet: Muy similar a Power Apps de Microsoft descrita anteriormente. Con ella también puedes crear un aplicativo que la gente use para acceder a la información que tú quieres que vean.
Others
Notion o Coda: Son soluciones no-code para crear centros de información, donde cargas información o datos en distintos formatos para que distintas personas puedan acceder a ella desde cualquier lugar. Son como Sharepoint de Microsoft, pero más fáciles de usar y ya tienen funcionalidades de IA generativa incorporadas por medio de integraciones con Open AI.
Meet Cody, ChatThing, Zapier Interfaces, etc. Estas son herramientas no-code con las cuales ya puedes crear tu propio Chat impulsado por GPT. El boom de Chat GPT, Copilot, Bard, etc nos va a acostumbrar (a tí, a mí y a tus usuarios y clientes) a pedir cosas en un celular o computadora por medio de un chat, esperando que nos comprenda y nos conteste con lo que necesitamos. Estos Chats con IA serán un nuevo UX y UI que veremos cada vez en más softwares. Por eso es útil que empieces a experimentar con ellos, conectando tus fuentes de información o datos a alguna de estas herramientas con las cuales puedes crear tu propio chat. Como son nuevas evitaría usar información confidencial (por si acaso), pero si puedes probarlos con cualquier información que ya sea pública. Por ejemplo, puedes cargarle los manuales de los productos que vende tu empresa y el chat puede asistir a fuerza de ventas para contestar cualquier pregunta que tengan sus clientes.
Como puedes ver, hay varias herramientas no-code y de IA fáciles de aprender a usar para aumentar tu productividad. Muchas están a la vuelta de la esquina, en las suites de Microsoft o Google que ya tiene tu empresa. Simplemente tienes que atreverte a ir más allá de las herramientas que ya conoces (el correo, Excel, PowerPoint, etc) y conquistar este siguiente nivel. Tú y tu equipo pueden hacerlo.
Por cierto, si aún no sabes cuántas horas puedes ahorrar automatizando tareas y que proyectos de automatización puedes utilizar en tu área, te invitamos a utilizar de manera gratuita nuestra Kalculadora